Registratură Electronică

Gestionare centralizată a documentelor

Permite înregistrarea și urmărirea tuturor documentelor interne și externe, inclusiv cereri de finanțare, rapoarte de proiect și corespondență cu donatori.

Flux automat de aprobare și distribuție

Documentele sunt direcționate către departamente sau responsabili conform regulilor interne, cu etape clare de validare și aprobare.

Transparență și acces digital

Toate documentele sunt arhivate electronic și accesibile pentru echipa ONG, asigurând vizibilitate și trasabilitate completă.

Caracteristici de bază

Înregistrare rapidă a documentelor

Documentele sunt introduse și clasificate automat, reducând erorile și timpul de procesare.

Categorii și etichete personalizabile

Permite definirea de categorii pentru documente precum cereri de finanțare, rapoarte de activitate, contracte cu parteneri sau voluntari.

Urmărire stadiu și responsabil

Fiecare document are un istoric clar de aprobare, semnatari și responsabili pentru acțiuni.

Notificări automate

Sistemul trimite alerte echipei sau voluntarilor atunci când trebuie să acționeze asupra unui document.

Integrare cu module de proiect și voluntariat

Documentele pot fi corelate cu proiecte, bugete sau activități ale voluntarilor pentru evidență completă.

Arhivare și audit

Toate documentele sunt păstrate digital cu trasabilitate completă, facilitând auditul intern și raportarea către donatori sau autorități.

Întrebări frecvente

Ce tipuri de documente pot fi gestionate?

Modulul gestionează cereri de finanțare, contracte cu parteneri, rapoarte de proiect, corespondență oficială și orice document intern al organizației.

Pot urmări stadiul unui document?

Da. Fiecare document are un istoric detaliat cu responsabili, status și etapele de aprobare, pentru monitorizare completă.

Modulul poate trimite notificări automate?

Da. Echipa sau voluntarii primesc alerte când un document necesită acțiune, aprobare sau semnare.

Documentele sunt accesibile digital?

Da. Toate documentele sunt arhivate electronic și pot fi accesate de membrii autorizați ai organizației de oriunde.

Se păstrează trasabilitatea pentru audit?

Da. Fiecare modificare, acces sau aprobare este înregistrată, asigurând transparență totală și suport pentru audit intern sau raportare către donatori.

Avantajele modulului

Centralizează toate documentele ONG într-un sistem unitar
Reduce timpul de procesare și erorile manuale
Permite urmărirea stadiului și responsabililor pentru fiecare document
Oferă trasabilitate completă și suport pentru audit
Integrare cu proiecte, voluntari și fluxuri de finanțare pentru transparență

PARTENERI