Arhivare Electronică

Depozitare sigură și centralizată a documentelor

Toate documentele organizației – rapoarte, contracte, fișe voluntari sau corespondență oficială – sunt stocate digital într-un sistem securizat și ușor accesibil.

Trasabilitate completă și control al versiunilor

Fiecare document arhivat păstrează istoricul modificărilor, utilizatorilor implicați și datelor de acces, oferind transparență totală.

Acces rapid și structură organizată

Documentele pot fi căutate și accesate instantaneu, fiind organizate pe categorii, proiecte sau tipuri de activitate, conform nevoilor ONG-ului.

Caracteristici de bază

Arhivare automată a documentelor

Documentele încărcate în sistem sunt arhivate automat, cu păstrarea versiunilor și a metadatelor relevante.

Clasificare pe categorii și proiecte

Fișierele pot fi structurate în funcție de proiect, tip document, finanțator sau departament.

Control al accesului pe roluri

Drepturile de acces pot fi definite pentru echipă, voluntari, parteneri sau colaboratori externi.

Căutare și filtrare avansată

Documentele pot fi identificate rapid după titlu, cuvinte-cheie, proiect, dată sau responsabil.

Jurnal de acces și audit

Sistemul înregistrează toate acțiunile utilizatorilor asupra documentelor, asigurând trasabilitate completă și suport pentru audit.

Backup și securitate

Toate fișierele sunt protejate prin backup automat, criptare și autentificare securizată.

Întrebări frecvente

Ce tipuri de documente pot fi arhivate?

Modulul permite arhivarea tuturor documentelor organizației: contracte, rapoarte de proiect, fișe voluntari, corespondență oficială, documente financiare și juridice. Practic, orice fișier important pentru activitatea ONG-ului poate fi păstrat în arhivă digitală.

Cum se asigură trasabilitatea documentelor?

Fiecare fișier arhivat are un istoric complet al acțiunilor: cine a accesat, cine a modificat sau descărcat documentul, și când au avut loc aceste acțiuni. Aceasta oferă transparență completă pentru management și finanțatori.

Pot limita accesul la anumite documente sensibile?

Da. Drepturile de acces se configurează pe roluri sau individual, astfel încât doar persoanele autorizate pot vizualiza, edita sau distribui documentele sensibile.

Este posibilă căutarea rapidă a documentelor arhivate?

Da. Sistemul include căutare avansată după cuvinte-cheie, categorie, proiect, dată sau responsabil, ceea ce face accesul rapid chiar și într-o arhivă vastă.

Documentele sunt protejate în caz de incidente sau pierderi de date?

Da. Modulul include backup automat, criptare și autentificare securizată, asigurând continuitatea activității și protecția datelor organizației.

Avantajele modulului

Centralizează toate documentele organizației într-un singur loc
Asigură trasabilitate completă și suport pentru audit
Reduce riscul pierderii documentelor și erorilor administrative
Permite acces rapid și organizat pentru echipă și parteneri
Protejează informațiile sensibile prin securitate și backup automat

PARTENERI